Zadnji špric: Kako se hitro lotiti delovnih zadev
alexander savina
Do konca tedna (in tudi do konca leta) naša edina želja je, da se hitro lotimo dela in končno začnemo počivati. Obstaja veliko različnih knjig in priročnikov o upravljanju časa - da bi našli tisto, kar vam ustreza, ni težko. Za tiste, ki še niso pripravljeni na resen vpogled v to temo, smo zbrali nekaj nasvetov in trikov, ki bodo pomagali hitreje obvladati delovne zadeve in narediti produktivnejše.
Ne iščite večopravilnosti
Preprost nasvet, ki ga nekaj dejansko sledi: za hitro in dobro spopadanje z nalogo je bolje, da to storite sami in, če je mogoče, odpravite vse motnje. Vsi se ne morejo enako dobro osredotočiti na več stvari hkrati, še posebej, če vsak od njih zahteva poglobitev in pozornost - zaradi tega trpi kakovost dela.
Delovni klepetalnice, hitri kurirji, e-pošta - vse to je zelo moteče. Razmislite o tem, kako se lahko znebite motenj - na primer, ne odzovite se takoj, takoj ko se pojavi obvestilo o novem sporočilu, zabeležite naloge tretjih oseb, ki se pojavijo med delom, da jih pozneje rešite ali združite podobne naloge in določite čas za reševanje problema njih. Slednje bo omogočilo manjše odvračanje pozornosti - ne bo vam treba obnoviti iz ene vrste nalog na drugo. Če želimo slediti temu načelu, bo potrebna disciplina in resna vzdržljivost, vendar rezultat ne bo trajal dolgo.
Načrtujte svoj delovni dan
Seznam opravil je preprosta tehnika, ki omogoča veliko lažje delo: lahko ocenite dejansko količino nalog in določite realne roke za njihovo izvedbo. Ne glede na to, koliko bi želeli verjeti v nasprotno, vendar imajo vse naloge različno pomembnost - zato pri načrtovanju svojega dela določite prednostne naloge. Razmislite, v katerem času dneva ste najbolj produktivni, in poskusite rešiti najpomembnejše in najtežje naloge v tem času. Veliko ljudi je na primer navadilo začeti dan s preverjanjem svoje delovne pošte, vendar to ni vedno najboljša rešitev - če ste najbolj aktivni zjutraj, preden se utrudite in izgubite pozornost, je bolje, da to čas zapustite za najtežje ali ustvarjalne naloge, ki zahtevajo koncentracijo.
Srečanja lahko pogosto prekinemo en dan - na primer, če se odvijajo nekaj ur po začetku delovnega dne, za kar nimate časa za dokončanje vsaj ene naloge. Ko načrtujete svoj čas, razmislite, ali imate čas, da naredite nekaj pred in po srečanjih ali med njimi - morda je lažje odložiti sestanek za jutro? Poleg tega je delo nepredvidljivo in lahko imate nepredvidene naloge kadar koli. Zato je bolje, da načrt za dan ni bil zelo gost in da je bilo dovolj časa za presenečenje - računajte na 5-6 ur neprekinjenega dela.
Določite si roke - in jih zategnite
Eden od razlogov, zakaj ne moremo hitreje obvladati naloge - pomanjkanje jasnega roka: delo pogosto traja ves čas, ki mu je namenjen. Roki za težke naloge so še posebej pomembni: zelo pogosto skrajšamo in pripravimo delo na težki nalogi, ker se nam zdi ogromno - jasen rok pomaga, da postane bolj razumljiv.
Za začetek, poskusite zmanjšati delo na nalogo, za katero običajno porabite več ur, za pol ure - morda sami ne boste opazili, kako se spopasti z vsem hitreje kot običajno. Res je, da je vredno biti previden - določite si realne roke (ne poskušajte opraviti vsega dneva v dveh urah) in ne pripeljite se, če ne boste mogli opraviti naloge v določenem času: ne delate v stalnem stresu in brez panike.
Porabite manj časa z nepomembnimi nalogami.
Vse delovne naloge niso enako pomembne - zato jih ni vredno porabiti enako časa. Simon Reynolds, poslovni mentor, svetuje, naj se za majhne naloge pusti deset minut ali še manj: najpogosteje ne zahtevajo popolne predstave, zato jih lahko podarite za pomembnejše naloge. Reynolds pravi, da lahko prihranimo do 90 minut na dan - glavna stvar je, da skušamo čas za naloge namensko zmanjšati večkrat na dan. Poleg tega je eden najboljših načinov za vstop v ritem na začetku delovnega dne izvedba majhnega (to je pomembno!) In ne najtežja naloga. To je primerljivo z jutranjo vadbo: bolje se boste počutili in lahko počeli druge stvari.
Druga koristna tehnika - poskusite porabiti za sprejemanje odločitev samo minuto. Pogosto porabimo veliko časa za premislek o tem, toda ne vedno sprejete odločitve postanejo boljše. Če opazite, da pogosto veste pravo odločitev, vendar si vzemite čas, poskusite si določiti 60-sekundni rok.
Izberite primerno shemo upravljanja časa.
Obstaja veliko tehnik, ki vam bodo pomagale postati bolj produktivne in bolje graditi svoj dan - glavna stvar je, da najdete svoje. Ena najpogostejših je "tehnika paradižnika" (njen ustvarjalec je uporabil časovnik v obliki paradižnika). Temelji na preprosti logiki: potrebujemo čas, da se vključimo v delo in ga učinkovito izvajamo ter čas za počitek. "Tehnika paradižnika" pomeni, da delite svoje delo na bloke - "paradižnik".
Časovnik morate nastaviti za 25 minut (to je "paradižnik"), med katerim boste delali samo, ne da bi vas motilo kaj drugega. Po tem, ko timer zazvoni, vzemite petminutni premor in nato zaženite nov blok. Po treh ali štirih 25-minutnih blokih počakajte dlje in počivajte 15-30 minut.
Ni vam treba strogo držati teh številk: časovni intervali so lahko kateri koli, glavna stvar ni prekratka - drugače ne boste imeli časa, da naredite določeno količino dela, ne da bi vas to motilo. Ta tehnika je zelo učinkovita: za časovno obdobje, v katerem ne delate ničesar drugega kot delo, lahko ujamete veliko več. Poleg tega lahko v "paradižniku" izmerite, koliko časa porabite za določeno nalogo - in bolje je načrtovati svoj čas.
Pomisli, kaj lahko zavrneš
Pomembno je, da ustrezno in strogo ocenite količino svojega dela - potem se bo izkazalo, da je hitrejša. Trener Mark McCartney v hladni krvi priporoča, da zavržemo vse nepotrebne stvari: ocenite, katere so vaše naloge najpomembnejše in najpomembnejše, ki jih lahko varno odidete (no ali poskusite prenesti). McCartney pravi, da se zelo pogosto strinjamo, da naredimo nekaj na stroju, ne da bi razmišljali, zakaj je ta naloga pomembna in ali je res tako pomembna.
Kritičen pristop vam pomaga olajšati vaše življenje in dati prednost. V praksi se to priporočilo nanaša predvsem na e-pošto - razmislite o tem, kako lahko optimizirate postopek (na primer, uporabite predloge ali samodejne odgovore za e-poštna sporočila, ki ne zahtevajo premišljenega odziva) in ali so vsa sporočila vredna odgovora.
Vzemite odmore
To že veste: utrujena oseba preprosto ne more učinkovito delati. Pogosto, da bi naredili več, si prizadevamo delati dlje in brez premora, čeprav je vredno storiti ravno nasprotno. Vsakdo, ki je opustil študentovo navado spanja nekaj ur na dan, iz izkušenj ve, da če boš dovolj spal in se zvečer dobro počutil, boš postal veliko bolj produktiven in sposoben narediti veliko več, kot če bi prišel na delno spanje. Prav tako se ustavite, kolikor je mogoče. Hkrati (in to tudi veste) mora biti prelom visoke kakovosti: ne smete se držati pametnega telefona ali začeti brskati po Facebooku - bolje je, da se nekaj časa odmaknete od računalnika in odvrnete od pretoka informacij.
Bodite iskreni do sebe
Morda najpomembnejši nasvet: samo vi lahko natančno razumete, kaj ovira vašo produktivnost. Pogosto imamo manj časa zaradi uveljavljenih navad - in tu moramo iskreno priznati, da se je vredno spremeniti. Ko pridete na delo, ali porabite dvajset minut, da se vključite v proces? Želite po kosilu piti kavo s sodelavcem? Nenehno preklapljate med nalogami in se ne morete osredotočiti na eno stvar? Drži se glasnikov? Veš, kaj storiti.