Priljubljene Objave

Izbira Urednika - 2019

Kako učinkovito organizirati delovni prostor

Alexandra Savina

Večino dneva preživimo na delu, bodisi v pisarni ali doma. Vendar pa pogosto žrtvujemo svoje udobje in redko razmišljamo o tem, kako vplivajo na nas prostor okoli nas. Če se vam zdi, da niste imeli časa in ste obtičali v kupu nalog, je možno, da je zadeva v nesestavljeni kup papirjev na mizi, kjer ni mogoče najti ničesar. Delimo nasvete, ki vam bodo pomagali bolje organizirati svoje delovno mesto, da boste lahko delali bolj produktivno.

Znebite se presežka

Preden začnete reorganizirati delovno mesto, morate vse nepotrebno izriniti. Tudi če delate bolj produktivno na neočiščeni mizi, se znebite tega, kar ne prinaša dobrega, ne bo bolelo. To velja za vse: delovne papirje in pisalne potrebščine ter vse druge stvari - poskušajte narediti potrebni minimum. Iz hladne krvi vrzite, kar vam ne pomaga pri svojem delu: nekaj nepozabnih stvari in najljubša fotografija v okvirju ne bodo motile, če pa so veliko večje, lahko vzamejo resen del delovne površine.

Spomladi čiščenje vsakih nekaj mesecev in ga redno čistiti. Izberite najprimernejši urnik za sebe (na primer, 15 minut ob koncu vsakega delovnega dne ali uro v petek) in se držite tega - bo lažje vzdrževati red, dokumenti in dokumenti pa se ne bodo zbirali na mizi. In da bi se znebili nepotrebnega je bilo lažje, vedno obdržite koš za smeti poleg mize. Poleg tega je na koncu dneva koristno obrisati mizo z antibakterijsko krpo.

Obravnava dokumentov in dokumentov

Bodimo iskreni: papir - glavni vir smeti na namizju. In čeprav z njimi delamo vedno manj, ni toliko podjetij, ki bi se popolnoma preusmerila na elektronsko upravljanje dokumentov, kot bi lahko bilo. Da bi se lažje spoprijeli s pretokom, lahko na mizi imate dva pladnja ali dve mapi - odvisno od števila dokumentov, s katerimi se ukvarjate. V prvem morate dodati vse novo: aplikacije za podpis, neodprte črke in podobno. V drugem primeru morate poslati dokumente, ki ste jih pregledali, in jih je treba obravnavati pozneje - tako da nič ne bo ostalo brez pozornosti.

Za dokumente, s katerimi se zdaj ne morate ukvarjati, vendar jih morate še vedno nositi s seboj, je bolje imeti določen sistem za shranjevanje. Ni nujno, da so znane mape: če nimate veliko prostora na mizi, lahko na steno poskusite obesiti posebne pladnje (na primer za shranjevanje časopisov). Majhne beležke, opombe in opomniki namesto dolgočasne plutovinaste plošče lahko obesite na posebno mrežo. Še posebej pomembne dokumente je mogoče skenirati in shraniti na kopijo računalnika.

Razmislite o sistemu bližnjic in smeti - morda bo dovolj, da preprosto podpišete mape, ali pa bo morda koristno, da jih označite z barvo, da boste hitreje našli tisto, kar potrebujete. Ko zlagate dokumente, se vprašajte, ali jih res potrebujete in ali jih boste v prihodnosti kontaktirali - večino tega, kar shranjujemo za vsak slučaj, nikoli ne uporabljamo. Poskusite, da ne zaženete mape "Drugo" ali "Razno" - najverjetneje boste sčasoma pozabili, kaj točno je tam.

Poskusite uvesti načelo "Paper - action". Ne pustite, da dokumenti in opombe le ležijo na mizi, jih obravnavajo kot dejanje, ki ga morate izvesti: na primer, vizitka, na kateri je napisana telefonska številka, je priložnost, da na pametnem telefonu ustvarite nov stik ali v dnevnik zapišete, da potrebujete nekoga za klic

Uporabite škatle in druga orodja za shranjevanje.

Ko obravnavate dokumente, bodite pozorni na druge elemente na namizju. S kakšno ljubeznijo izberete tiskovine, je bolje, da jih ne držite ves čas na mizi in po potrebi dobite - tako bo prostora več in manj prahu. Za majhne stvari lahko uporabite npr. Jajca. V ločenem zaboju ali zabojniku je vredno, da si kar pogosto ne uporabljate tistega, ki ga ne uporabljate: npr. Kap, kalkulator ali lepilni trak.

Škatle, mape in kontejnerji za shranjevanje so poceni (najdete jih v istem IKEA), vendar bodo pomagali pri uporabi delovnega prostora veliko bolj učinkovito - tako v pisarni kot doma. Izberite trajne tiste, ki bodo trajale dlje časa - in ne pozabite razmisliti o sistemu nalepk in smeti, kot velja za papirje.

Držite žice v redu

Da bi namizje izgledalo čistejše, morate skriti žice in podaljške: lahko kupite posebno posodo ali pa jo poskusite sami - iz škatle za čevlje. Če ni veliko prostora in ni mesta, kjer bi lahko skrili žice, bi jih morali vsaj nežno povezati, tako da se ne motijo ​​in niso zmedeni.

Razvrsti datoteke na računalniku

Druga pomembna točka pri organizaciji delovnega prostora je razvrščanje datotek v računalniku. Če tega še niste storili, si vzemite uro ali dve, da organizirate dokumente na nov način: to je strašno, da se lotite, potem pa se boste zahvalili. Tako kot pri navadnih papirjih je v veliko pomoč sistematizacija in označevanje, ki vam ustreza. Če pogosto delate z različnimi različicami istega dokumenta, je koristno razmisliti o sistemu poimenovanja, ki bo razumljiv vsem zaposlenim, ki delajo na tej nalogi. Poleg tega, ime vsake nove različice, lahko dodate datum in, če je potrebno, čas - bo tako enostavno razumeti, ko so bile narejene zadnje spremembe, in primerjati različice.

Mape, ki jih trenutno ne potrebujete, vendar bodo v prihodnosti koristne, lahko arhivirate - tako bo lažje krmariti. Kopijo najbolj dragocenih dokumentov je treba shraniti v storitev v oblaku - za vsak slučaj.

Uredite dodaten prostor za shranjevanje.

Ta nasvet je potreben predvsem za tiste, ki delajo od doma, ne samo z dokumenti, ampak tudi z bolj obsežnimi materiali: če pustite na mizi dokumente za vikend v pisarni, to ni tako strašno, potem doma želite, da je prostor čim bolj čist. Ni vsakdo ima ločeno pisarno ali veliko delovno območje, vendar v tem primeru obstaja izhod. Dodate lahko viseče police nad mizo ali pa pod njimi uredite dodaten prostor za shranjevanje.

Delovno mesto razdelite na cone

To je uporabna tehnika, ki vam bo pomagala učinkoviteje obvladovati različne naloge: zavzeti prostor za delo na računalniku in ločeno območje za naloge, ki jih je mogoče rešiti brez njega - s tiskanimi dokumenti ali, na primer, brainstormingom z zvezkom v roki. Tudi če imate majhno mizo, lahko še vedno območje prostora: to je dovolj, na primer, da se premaknete na drugo stran ali sedeti na skupni kavč.

Če delate od doma, je zelo pomembno dodeliti ločen prostor za delo (tudi če je del kuhinjske mize ali majhne zložljive mize). To je v prvi vrsti potrebno za ločevanje dela in osebnega življenja (delo od doma je težko preiti iz enega načina v drugega), vendar je lahko uporabno z bolj praktičnega vidika. Na primer, koristno je imeti ločen delovni računalnik, na katerega se otroci ne bodo približali in ki se ne bo zlomil v najbolj neprimernem trenutku.

Ostanite pri roki

Mislimo, da to načelo vseeno uporabljate, vendar bo koristno, da to ponovno poveste. Pri postavljanju domače pisarne, organiziranju prostora in določanju, kje bo ta ali tista stvar lagala, začnite predvsem s tem, kako je potek dela strukturiran. Najbolj nujne stvari morajo biti vedno pri roki, drugače pa jih vodite po tem, kako uporabljate predmete - na primer, hranite papir v bližini tiskalnika in nalepke - v bližini območja, kjer običajno delate z dokumenti ali berete potrebne knjige za delo.

Poskrbite za stvari, zaradi katerih se boste počutili bolje.

Razmišljati o delovnem prostoru, ne pozabite na udobje - tudi v majhnih stvareh. Zelo pomembno je, da izberete udoben stol, tako da ni bolečine v hrbtu in vratu, skrbite za zadostno osvetlitev (če je v pisarni temno, kupite namizno svetilko) in druge stvari, zaradi katerih lahko pisarna deluje bolje - na primer, blazina pod zapestjem, ki pomaga preprečevati nastanek tunelskega sindroma ali opore za noge, ki olajša obremenitev hrbta in vratu.

Ne jedite za mizo

Čeprav se ta nasvet ne nanaša na organizacijo prostora, temveč na organizacijo delovnega procesa in se zdi očiten, so še vedno pogosto zanemarjeni - vendar zaman. Ko jedete za mizo, lahko nehote jeste (ko smo zasedeni, ne posvečamo pozornosti količini, ki jo jemo, tudi če nismo lačni, pogosto pa ne izberemo najbolj uporabnih prigrizkov). Poleg tega bo kosilo (čeprav majhno) pomagalo, da se odvrnejo od poslovanja in se jim vrnejo nove sile.

Če se ne morete izogniti prigrizku na vaši mizi, izberite hrano, ki se ne sesuje, ne polijete ali madeže (stresanje drobtin s tipkovnice ali razlitje juhe na delovnem prenosniku je žalostna možnost), poskusite biti previdni in ne motite drugih (močan vonj hrane lahko bodite neprijetni za sodelavce), po čiščenju po sebi in po večerji obrišite mizo.

Fotografije: CB2, Blu Dot, IKEA, prodajalna MoMA

Oglejte si video: Organizacija časa (November 2019).

Загрузка...

Pustite Komentar